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AUTO CONEN

Geschrieben von Christiane Peters am in Aktenverwaltung, Archivierung, Compliance, E-Mail Management, Recherche/Volltext

 

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Vorstellung

Name: AUTO CONEN
Branche: Automobilbranche, Autohaus
Standort: Düren
Mitarbeiter:65
Kunde seit: Januar 2013
ELO-Lizenz:
ELOProfessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Archivierung

  • Compliance

  • eMailarchivierung

    • Recherche/Volltext

 

Anforderung

Die Ende 2012 von AUTO CONEN formulierte Anforderung bestand darin, ab 2013 unter anderem alle Kunden und somit Fahrzeugakten, nach Zahlung des Fahrzeugs durch den Kunden, im Archiv abzulegen. Dabei sollte sowohl eine gesetzeskonforme, strukturierte und automatisierte Ablage als auch die Zugriffsrechte und Versionskontrolle auf alle erstellten und in ELO abgelegten Dokumente gewährleistet sein.

Das führende System LocoSoft – eine Warenwirtschaft des gleichnamigen Software Hauses aus dem Bergischen mit über 2.000 Autohäusern in Deutschland, Österreich, Schweiz und England – basiert auf einer ISAM Datenbank, die von außen keinen direkten Zugriff auf die Daten zulässt.

Umsetzung

Nach einem Workshop im Januar 2013 wurden die vorgegebenen Eckdaten während der Software Installation von ELOProfessional 2011 berücksichtigt und die ausgewählten Szenarien umgesetzt.
Durch den fehlenden, direkten Zugriff auf die LocoSoft Daten werden bestimmte Belegtypen wie Mietverträge, Schriftverkehr, Dispositionsbelege, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und –Lieferscheine manuell verschlagwortet und archiviert. Mittels eines Barcodeverfahrens werden jeweils die ersten Seiten der Belege mit einem Barcode versehen und somit vom System als z.B. neuer Mietvertrag erkannt und als solcher abgelegt.

Eine automatische Archivierung findet bei den Arbeitskarten statt. Diese zeichnen sich durch ein immer gleichbleibendes Format aus, was die Automatisierung ermöglicht. Ein Barcode (Auftragsnummer), der zur Seitentrennung genutzt wird, ist bereits auf der ersten Seite vorhanden. Die Auftragsnummer ist immer 6stellig – wodurch der Barcode gezielt erkannt werden kann.
Darüber hinaus werden folgende Daten ausgelesen und in die Verschlagwortungsmaske geschrieben: Kundenadresse, Kundennummer, Auftragsdatum, Fahrgestellnummer und KFZ Zeichen .
Mittels der Volltextsuche können nun im digitalen Archiv auf alle oben genannten Belege am Arbeitsplatz gesucht und von dort aus zugegriffen werden.

Nutzen

Nach dieser kurzen Zeit (Januar – März 2013) sind bereits Einsparpotentiale und ein Nutzen erkennbar. Die Zeiten für das Einscannen, das Verschlagworten und die Postboxbearbeitung sind vergleichbar etwas geringer als der Aufwand der vorherigen Tätigkeiten. Einen erheblichen und merkbaren Nutzen bringt die Lösung allerdings für die Steigerung der Kundenzufriedenheit und damit Kundenbindung. Wie viel schneller die Kollegen Unterlagen finden während der Kunde im Haus ist – und manchmal im Nacken sitzt – ist nicht zu unterschätzen.

AUTO CONEN - Daniela Pieck„Die Ablage ist simpel, die Suche nach den benötigten Texten, Berichten, Dokumenten erleichtern uns das Tagesgeschäft.“
AUTO CONEN – Daniela Pieck

 

Projektbewertung

Projektaufnahme:5 Sterne

Projektumsetzung:6 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:5 Sterne

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