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Buddenbrock GmbH Versicherungsmakler

Geschrieben von Birgit Krueger am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Compliance, Recherche/Volltext, Workflow

 

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Vorstellung

Name: Buddenbrock GmbH Versicherungsmakler
Branche:Versicherung
Standort: Essen
Mitarbeiter: 14
Kunde seit: Januar 2013
ELO-Lizenz:
ELOenterprise 2011

Lösungen

  • Archivierung

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsysteme

  • Compliance

  • Recherche / Volltext

  • Workflow

 

Anforderung

Für die Kunden in den Schwerpunktbranchen Dentallabore, Zahnärzte, Apotheker und Friseure produktiver bei Versicherungsmakler Buddenbrock GmbH zu arbeiten, das war die wichtigste Anforderung von Geschäftsführer Andreas Stenten. Dies sollte durch ein effektives Dokumenten-Management und eine digitale Aktenverwaltung realisiert werden, zudem galt es, eine Anbindung an Drittsysteme zu ermöglichen.

Im Außendienst wurden für mehrtägige Geschäftsreisen große Transportboxen mit den Kundenordnern gefüllt und im Auto verstaut und bei der Bearbeitung von Kundenanfragen wurde ein Viertel der täglichen Arbeitszeit im Innendienst für das Suchen und Finden von Unterlagen in den 2.500 Aktenordnern benötigt, die in unterschiedlichen Büros gelagert wurden.

Umsetzung

Nach einer Marktsondierung der vorhandenen Archivsysteme fiel die Wahl des Geschäftsführers auf die bewährte Lösung von ELO. Durch einen Business Partner wurde ein Konzept erstellt, das bereits wenige Monate später im Januar 2013 nahezu vollständig umgesetzt wurde. Dieses Vorgehen ermöglichte die direkte Installation von ELOenterprise 2011 und einen kurzfristigen produktiven Start des Systems.

Die wichtigste Anforderung an den ELO-Service war dabei die Anbindung an das führende System AMS (Assekuranz Management System) der Buddenbrock GmbH, die zur vollen Zufriedenheit des Kunden realisiert wurde. AMS ist die Adress- und Vertragsdatenbank, die neben den klassischen Datenfeldern auch die Kundenbeziehung beschreibt und damit CRM-Funktionen übernimmt.

Nutzen

Durch die Einführung konnten direkte Quick-Wins erzielt werden: Weniger unproduktive Suchzeit, schnellere Verfügbarkeit von Informationen und eine deutliche Platzersparnis führen auch zu finanziellen Einsparungen im Unternehmen und zu einem höheren Servicegrad. Die Amortisation erwartet der Geschäftsführer in nur ein bis zwei Jahren, die Verbesserungen der internen Abläufe und Prozesse sorgt zusätzlich für eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, denn nun lassen sich deutlich mehr Versicherungsfälle direkt vom Schreibtisch aus bearbeiten und erledigen als vorher.

Zudem ist die implementierte Lösung erweiterbar, angedacht sind bereits jetzt, das Vertragsmanagement und die digitale Personalakte gemeinsam mit dem ELO-Service auf eine neue Softwarebasis zu bringen.

 

Buddenbrock GF Andreas Stenten.klein„Was mir sehr gut gefallen hat, ist, dass Frau Labuhn das Konzept des Drittanbieters für gut befunden und zu 90% umsetzen ließ. Einige andere hätten vermutlich wieder von vorne angefangen.“
Andreas Stenten Geschäftsführer Buddenbrock GmbH

 

Projektbewertung

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:4 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:5 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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