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City Immobilien Verwaltungsgesellschaft mbH & Co. Betreuungs KG

Geschrieben von exe-elo am in Aktenverwaltung, Compliance, Formularbasierter Antragsprozess, Prozessmanagement, Recherche/Volltext, Rechnungsmanagement, Workflow

 

City Immobilien Verwaltungsgesellschaft mbH & Co. Betreuungs KG

Vorstellung

Name: City Immobilien Verwaltungsgesellschaft mbH & Co. Betreuungs KG
Branche: Baugewerbe & Immobilien Dienstleistungen
Standort: Düsseldorf
Mitarbeiter: 75
Kunde seit: Oktober 2010
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Compliance

  • Formularbasierter Antragsprozess

  • Prozessmanagement

  • Recherche/Volltext

  • Rechnungsmanagement

  • Workflow

 

Anforderung

Ein geringer Teil der eingehenden Rechnungen ging zentral am Düsseldorfer Standort ein, der größte Teil der Rechnungen jedoch in Bad Wildungen. Von dort wurden diese postalisch an die Düsseldorfer Verwaltung geschickt, dort erfasst, verteilt und wiederum per Post an die entsprechenden Center vor Ort zur Freigabe geschickt. Nach der Freigabe wurden ein drittes Mal die Serviceleistungen der Deutschen Post in Anspruch genommen und die freigegebenen Rechnungen zur Buchung und Zahlung zurück nach Düsseldorf verschickt. Ein langwieriger Prozess, der häufig verhinderte, dass Skonto gezogen werden konnte. Daher war das erklärte Ziel, die Beschleunigung dieses Prozesses durch Einsatz digitaler Lösungen.

Umsetzung

Der Rechnungsdurchlauf bei den rund 40 von der CIV betreuten Objektgesellschaften ist erheblich beschleunigt und vereinfacht worden. Ein Resümee der verantwortlichen Anwendungsadministratoren:

  • Wesentlich schnellere Freigabe
  • Einhaltung von Skonto-Fristen
  • Gleichzeitiger Zugriff für alle Benutzer
  • Komplette Nachvollziehbarkeit und hohe Transparenz
  • Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

So werden heute Skontotermine eingehalten, wodurch die ohnehin schon hervorragende Bonität der verwalteten Unternehmen zusätzlich unterstrichen wird. Postalische Versendungen – für den Freigabeprozess – sind nicht mehr erforderlich.

Nutzen

Die vorhandene ELO Umgebung mit dem “rechnungsManager for ELO” hat die exe übernommen und durch kundenindividuelle Entwicklungen erweitert.
Die Besonderheit dieser Lösung: Die Rechnung wird über eine Belegklassifizierung (Kopf- und Fußdaten) automatisch erkannt. Der Rechnungsbeleg wird im Center sachlich und rechnerisch geprüft und über einen digitalen Stempel mit einer Kontierung versehen. Anschließend wird der Beleg in Düsseldorf von der Objektverwaltung zur Buchung freigegeben und von der Buchhaltung als fertige Buchung in die HUP-Finanzsoftware übergeben.

“Als Anwendungsadministratorin in der Düsseldorfer Zentrale war es auch meine Aufgabe, die Kollegen für den Freigabeprozess in den Centern zu schulen. Ich konnte immer wieder sehr schnell – nach drei bis vier Stunden – eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern feststellen. Ein Zeichen, dass wir alles richtig gemacht haben.”
Barbara Mergelsberg – Finanzbuchhalterin & Anwendungsadministratorin

 

Projektbewertung

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:4 Sterne

Wohlfühlfaktor:5 Sterne

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