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Gerken Arbeitsbühnen GmbH

Geschrieben von Birgit Krueger am in Anbindungen an Drittsysteme, ERP Anbindung, Rechnungsmanagement, Vertrags-/Patentmanagement

 

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Vorstellung

Name: Gerken Arbeitsbühnen GmbH
Branche:Anlagen- und Maschinenbau, Vermietung und Verpachtung
Standort: Düsseldorf
Mitarbeiter: k.A.
Kunde seit: April 2011
ELO-Lizenz: ELOProfessional 2011

Lösungen

  • Rechnungsmanagement

  • ERP Anbindung TOPLOG

  • Anbindung an Drittsysteme DATEV

  • Vertragsmanagement

 

Anforderung

Die in 2011 zu übernehmende ELO-Installation stammte aus dem Jahr 2009 und wurde seinerzeit ausschließlich zur Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb einiger Standorte genutzt.
Die im Einsatz befindliche Version ELOprofessional 6 war zu diesem Zeitpunkt – November 2011 – gemäß der Hersteller Vorgaben „End of Life“ (EoL) und damit außerhalb der Software Pflege. Daher lautete die einzig sinnvolle Empfehlung Umstieg auf die damals aktuellste Version ELOprofessional 2011. Zumal diese mit erweiterten Funktionen, vor allem im Bereich Workflow und der Suche, ein größeres Optimierungspotenzial boten. So sollte denn auch der Workflow zur Rechnungseingangsprüfung optimiert werden.
In Verbindung mit ELO wurde die DATEV-Schnittstelle eines Anbieters aus Viersen eingesetzt sowie eine Warenwirtschaftsoftware. Beide galt es mehr als bisher mit zu berücksichtigen.
Mit dem Umstieg auf die Version ELOProfessional 2011 sollte das System nun auch als DMS verstärkt genutzt werden.

Umsetzung

In einem ersten Schritt wurde ein Update auf die aktuellste Version vorgenommen, nachdem ein entsprechendes Konzept hierfür von den Spezialisten der exe erarbeitet und vorgelegt wurde.
Die Leitung der Projekte übernahm 2012 ein neuer Mitarbeiter des Unternehmens. Mit ihm wurde der Einsatz eines formularbasierten Workflows, um die Abläufe in der Eingangsrechnungsverarbeitung zu optimieren, geplant und umgesetzt. Der bis zu diesem Zeitpunkt eingesetzte Workflow wurde damit abgelöst.
Heute werden die Rechnungen alle mit einem Barcode auf der ersten Seite versehen und in die Postbox gescannt. Die Buchung der Belege in DATEV findet weiterhin vor der Ablage im Archiv statt. Von der Postbox aus werden die Rechnungen, im Archivordner „ungebuchte Belege“ abgelegt.
Wenn der DATEV-Button gedrückt wird, wird die Verschlagwortung und der Buchungssatz aus DATEV übernommen. Die Belege werden in die Aufgaben der FIBU verschoben.

Nutzen

Im digitalen Rechnungsprüfungsprozess werden alle Vorteile des schnelleren und fehlerfreieren Arbeitens genutzt. Die Geschäftsführung kann zeit- und ortsunabhängig in den Rechnungskontroll-Prozess mit eingebunden werden. Selbstredend macht sich die Digitalisierung des Prozesses auch auf das Ziehen von Skonto bemerkbar.
Neben den oben genannten Mehrwerten gewinnt ELO auch Punkte durch die Anwendungsvielfalt innerhalb von GERKEN. Oder anders: das ELO System bietet einen hohen Investitionsschutz.
Wie das im Detail aussehen wird, wird die nahe Zukunft zeige. Die folgenden, kurzfristigen Umsetzungen – Konzeptionsphase dafür ist bereits abgeschlossen – sind geplant:
– Einrichtung eines Vertragsmanagement in ELO für die bessere Übersicht der offenen Verträge und damit
erstmalig die Einführung einer digitalen Maschinenakte
– Sichere Archivierung der zur Abrechnung relevanten Daten bei Vermietung von mobilen Maschinen.
Für letzteres übernimmt ein Kooperationspartner der exe GmbH innerhalb der im Haus befindlichen Warenwirtschaft die logische Prüfung dieser Abrechnungsbelege und die Übergabe zur Buchung in der FiBu.

 

Projektbewertung

Projektaufnahme:5 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:4 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:5 Sterne

Wohlfühlfaktor:5 Sterne

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