HAKO Service GmbH & Co.KG exe GmbH ELO Aktenverwaltung Archivierung

HAKO Service GmbH & Co.KG

Geschrieben von Christiane Peters am in Aktenverwaltung, Archivierung, Bewerbermanagement, Recherche/Volltext

 

HAKO Service GmbH & Co.KG

Vorstellung

Name: HAKO Service GmbH & Co.KG
Branche: Personaldienstleistungen
Standort: Wuppertal
Mitarbeiter: intern 10 / extern 240
Kunde seit: 2011
ELO-Lizenz: ELOProfessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Archivierung

  • Recherche / Volltext

  • Bewerbermanagement

 

Anforderung

Vor Einsatz des ELO DMS wurden die per eMail oder per gelber Post zugesandten Bewerberunterlagen qualifizierter Bewerber in einer vorgegebenen Struktur abgelegt. Diese war lediglich nach den Bereichen Kaufmännisch, Gewerblich oder Führungspersonal, sowie den jeweiligen Berufsbezeichnungen unterteilt. Die unlösbare Aufgabe beim Finden lag darin, dass z.B. Bewerber, die unter der Berufsbezeichnung Vertriebsinnendienst abgelegt waren, nicht für Vakanzen anderer Bereiche zur Verfügung standen, auch wenn diese aufgrund vorhandener Qualifikationen oder früherer Tätigkeiten geeignet waren. Aus diesem Grund bestand die Anforderung ganz klar darin, über eine umfangreiche Volltextsuche über die Bewerberunterlagen sicher zu stellen, so dass kein qualifizierter Bewerber verloren geht. Dabei sollte ebenfalls sichergestellt werden, dass die weitere Korrespondenz zum Bewerber mit wenig Aufwand ebenfalls abgelegt werden kann.

Umsetzung

Zunächst wurde durch die exe GmbH eine Grundinstallation von ELO sowie die Anpassungen auf Seiten des Servers vorgenommen. Das Vetten EDV Team übernahm die Client Konfiguration.

Nach der Grundinstallation von ELOProfessional 2011 wurde das System an 7 Arbeitsplätzen eingerichtet und die Anwender in das System eingeführt. Es wurde dabei berücksichtigt, dass per gelber Post eingehende Bewerberunterlagen eingescannt werden können. Der Vollständigkeit halber sei anzumerken, dass die Zusendung der Bewerberunterlagen per eMail deutlich zunimmt. Unabhängig von der Art des Zugangs der Unterlagen, werden diese zunächst im Ordner „unbearbeitet“ abgelegt. Die abgelegten Unterlagen werden überprüft und fehlende Angaben telefonisch erfragt. In einer Verschlagwortungsmaske werden nun nur noch wenige Felder vorgegeben. Diese sind: Name, Vorname, Geschlecht, Beruf, Verfügbar ab, Einkommensvorstellung Brutto p.a. und Grund der Bewerbung. Alle weiteren Informationen werden einfach über den Volltext aus der OCR ausgelesen und gefunden.

Nutzen

Der Nutzen dieser Lösung liegt für die HAKO klar auf der Hand. HAKO beschreibt es so: Heute sind wir mit unserem ELO Archiv in der Lage, Vakanzen zu besetzen bzw. haben wir Bewerber gefunden, die uns zuvor verschlossen waren. Dabei ist die Anwendung kein Hexenwerk, sie ist sehr benutzerfreundlich und bietet eine enorme Arbeitserleichterung. Auch die Möglichkeiten für die Weiterentwicklung des ELO Archivs sprechen für sich. So soll zukünftig die revisionssichere Ablage realisiert und die noch hohe Anzahl der Papierordner eliminiert werden.

HAKO Service GmbH & Co.KG

„In großen Unternehmen werden die Herausforderungen und Projekte mittelständischer Kunden nicht immer richtig eingeschätzt und bewertet. Bei der exe GmbH fühlte und fühle ich mich persönlich mit unserem Unternehmen stets sehr gut aufgehoben. Zudem unterstützt uns die exe mit der Optimierung unserer Prozesse dabei, die Idee „Anders als die Anderen zu sein“ umzusetzen.“

HAKO Service GmbH & Co.KG – Geschäftsführender Gesellschafter Michael Bauerfeld

 

Projektbewertung

Projektaufnahme:5 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:6 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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