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Intecplan integrierte technische Planung GmbH

Geschrieben von adminsite am in Aktenverwaltung, Compliance, Outputmanagement, Projektmanagement, Recherche/Volltext

 

intecplan_intro

Vorstellung

Name:Intecplan integrierte technische Planung GmbH
Branche: Baugewerbe & Immobilien
Berater
Standort: Düsseldorf
Mitarbeiter: 40
Kunde seit: November 2011
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Archivierung

  • Compliance

  • Outputmanagement

  • Projektmanagement-unterstützung

  • Recherche/Volltext

 

Anforderung

Nach Umzug in ein Gebäude ohne Raumkapazitäten für ein bestehendes Papierarchiv wurde im Keller des vorherigen Bürogebäudes der Archivraum beibehalten. Diese Interims Lösung ist möglich, da geplant ist, das Papierarchiv aufzulösen bzw. stark zu reduzieren.Das definierte Ziel: das aufwendige Papierarchiv durch ein digitales Archiv abzulösen oder anders: das zukünftige Archivieren ohne Medienbruch für ein schnelleres und effizienteres Arbeiten. Für die Vermeidung neuer Papierarchive beinhaltete Intecplan´s Anforderung demnach das Einscannen und die, nach Belegarten, sortierte Ablage von abgeschlossenen Projekten. Das Ergebnis sollte einfach und übersichtlich für den Anwender sein – also die praktische (sichtbare) Umsetzung von Papierordner auf Digitalordner.

Umsetzung

Um eben diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurden zunächst die Vorgaben der vorhandenen Ordnerstrukturen des Filesystems im ELO-Archiv berücksichtigt und einen daraufhin abgestimmten Archivbaum für die Eingangsbelege eingerichtet. Eine Mitarbeiterin druckt nun nach Abschluss des Projekts auf unterschiedlichen Etikettenbögen eine Barcode Nummer (Projektnummer) sowie verschiedene Belegarten-Namen, nimmt den Inhalt des Ordners und beklebt auf Trennblättern je eines dieser beiden Etiketten. Wenn der Ordnerinhalt komplett als Stapel vorliegt, wird dieser durch den Scanner gegeben und die Archivierung in den vorgegebenen Archivbaum beginnt. Für die Volltextrecherche wird automatisiert ein Index erstellt, die Verschlagwortung findet manuell statt (Eingabe von Belegart, Name, Datum etc).

Nutzen

Da intecplan nun ohne Medienbruch alle Dokumente und Belege nach Abschluss des Projekts digital im ELO Archiv vorliegen hat, sind die Einsparungen vor allem in Zeit und Platz realisiert worden. Sobald das „alte“ Papierarchiv, indem nach und nach die Ordner digitalisiert werden, aufgegeben werden kann, wird weiteres Einsparpotential umsetzbar.

ZitatBild1_intecplan_Helmut_Schwarz„Wenn ich heute nach Einführung von ELO darum bitte unter z.B. den Stichworten „Müller – Jahrgang 2004“ etwas zu suchen, dann werden mir nach wenigen Minuten die Unterlagen vorgelegt. Früher dauerte das wesentlich länger!“
im Bild rechts, Helmut Schwarz, Geschäftsführender Gesellschafter intecplan

 

Projektbewertung

Projekaufnahme:6 Sterne

Projektumsetzung:6 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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