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Jotec Service & Verlagsgesellschaft mbH

Geschrieben von exe-elo am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Datenimport, Prozessmanagement, Recherche/Volltext, Vertrags-/Patentmanagement, Workflow

 

Vorstellung

Name: Jotec Service & Verlagsgesellschaft mbH
Branche: Maschinen und Anlagenbau, Handel, Handwerk
Standort: Hückelhoven
Mitarbeiter: 30
Kunde seit: Juli 2010
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsysteme

  • Datenimport

  • Prozessunterstützung/- optimierung

  • Recherche / Volltext

  • Vertrags/Patentmanagement

  • Workflow

 

Anforderung

Das stark expandierende Unternehmen Jotec mit Niederlassungen in Eschborn, Bocholt und Brühl ist eine Service- und Vertriebsgesellschaft mbH der Josten-Gruppe. Die Verwaltung der Firma Josten befindet sich in Hückelhoven und hat Niederlassungen in Neuss und Düsseldorf. Als die zentrale Anforderung seitens des Kunden wurde die Behebung des Platzmangels beschrieben, dabei war klar: Ein Umzug zu diesem Zeitpunkt war keine Alternative. Der Kunde formulierte die Anforderung wie folgt: bestehende Papierarchiv-Räumlichkeiten sollen kurzfristig für Mitarbeiterbüros freigemacht werden können. Konsequenterweise hieß dies auch, dass zukünftig das gesamte Ordner- und Belegaufkommen auf Null zu reduzieren ist.

Umsetzung

Alle Belege werden bei Eingang eingescannt, die Eingangsrechnungen mit einer zuvor aufgeklebten, fortlaufenden Barcodenummer versehen. Mit der Nummer, die in diesem System der eineindeutige Schlüssel ist, wird der Beleg in proCommerce verbucht. Bei der Ablage in ELO wird der Barcode ausgelesen und die Verschlagwortung über den zuvor gebuchten Datensatz realisiert. Es entsteht somit eine feste Verknüpfung der Schlagworte mit der Barcodenummer.
Zusätzlich kann der Anwender aus proCommerce mit einem einzigen Klick das Dokument in ELO öffnen. Darüber hinaus archivieren die Mitarbeiter in ELO alle Belege, die aus proCommerce erstellt werden, sowie sämtliche Eingangsbelege, die per Post, Fax oder über den Mailversand eingehen.

Nutzen

Da die zuständigen Jotec Mitarbeiter hervorragend im Projekt kooperiert haben, konnten wir innerhalb von zwei Monaten neue Betriebsräume für die Mitarbeiter “freimachen”. Heute werden konsequent alle Belege in der oben beschriebenen Form abgelegt; d.h. neben der Platzersparnis sind auch die Zeit- und Kostenersparnis für alle deutlich spürbar.
Die Akzeptanz für das neue System ist aus den oben genannten Gründen bei der Geschäftsführung als auch den Mitarbeitern sehr hoch.

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