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Jungbluth Fördertechnik

Geschrieben von exe-elo am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Posteingangsmanagement, Prozessmanagement, Rechnungsmanagement

 

Jungbluth Fördertechnik

Vorstellung

Name: Jungbluth Fördertechnik GmbH & Co.KG
Branche: Fördertechnik
Standort: Kruft
Mitarbeiter: ca. 200
Kunde seit: März 2012
ELO-Lizenz:
ELOenterprise

 

Lösungen

  • Rechnungsmanagement

  • Outputmanagement

  • Anbindungen an Drittsysteme

  • Posteingangslösung

  • Aktenverwaltung

  • Prozessunterstützung/ -optimierung

 

Anforderung

Unsere Analyse im Haus ergab folgendes Szenario: Jährlich wurden in den Unternehmensbereichen Baumaschinen und Fördertechnik ca. 143.000 Ausgangsbelege, also Rechnungen, Lieferscheine und Aufträge. Diese Belege wurden aus einem Warenwirtschaftssystem im AS400 Umfeld über einen Drittanbieterprodukt, dem ODI Printserver, ausgegeben. Die Aufgabe des ODI Printservers bestand im Detail darin zwei Dokumente der Belege zu generieren: Ein PDF Dokument sowie eine Meta Datei im XML Format. Zu berücksichtigen war neben der großen Menge an Ausgangsbelegen auch die Tatsache, dass die XML Datei nicht einheitlich aufgebaut war. Die vorliegenden Unterschiede ergaben sich aus den Vorgaben der Ausgangsbelege.
Weitaus häufiger als gewünscht wurden die Dokumente in diesem System nicht wieder gefunden.

Umsetzung

Zur Lösung der Anforderungen haben wir das ELO Enterprise als Archiv ausgewählt. Dorthin werden die vom ODI Printserver erzeugten PDFs der Ausgangsbelege bei gleichzeitigem Auslesen und Befüllen der Meta Daten in eine Verschlagwortungsmaske abgelegt. Dieser Ablageprozess findet im Zehnminutentakt statt. Ein von uns individuell erstellter Konsistenztest überprüft nun jeden Abend, ob auch wirklich alle Dokumente abgelegt wurden. Sollte der Test ergeben, dass Dokumente fehlen, werden diese nachträglich ergänzt.

Nutzen

An erster Stelle stehen für Geschäftsführerin Frau Jungbluth die Platzersparnis im laufenden Geschäftsjahr und der zukünftige Platzgewinn durch die Digitalisierung des Altarchivs.
Bei der enorm hohen Anzahl der anfallenden Ausgangsbelege legt Herr Koch einen besonderen Augenmerk auf die konsistente Belegausgabe und die Tatsache, dass die Dokumente mittels der ELO Recherche sicher auffindbar sind.

Hat sich die Lösung bereits amortisiert?

“KLARES JA, denn stellen Sie sich vor, bis vor kurzem war kein einziges Dokument der Jungbluth
Fördertechnik im Archiv. Nach einer Wochenendaktion sind aus dem Geschäftsjahr 2011 bis zum
laufenden Monat 2012 alle Dokumente im Archiv.”

Leiter EDV Herr Josef Koch

“Ich bin voller Vorfreude bei der Vorstellung, wie viel Platzersparnis wir in Gänze mit dieser Lösung realisieren können.”
GF Frau Sabine Jungbluth

 

Projektbewertung

Projektaufnahme Analyse Workshop: 6 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:6 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:5 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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