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Kleiner Recycling Köln GmbH

Geschrieben von adminsite am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Compliance, Projektmanagement, Wissensmanagement, Workflow

 

Kleiner Recycling Köln GmbH

Vorstellung

Name:Kleiner Recycling Köln GmbH
Branche: Logistik, Transport, Dienstleistungen
Standort: Köln
Mitarbeiter: 20
Kunde seit: November 2011
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsysteme

  • Compliance

  • Projektmanagement-unterstützung

  • Wissensmanagement

  • Workflow

 

Anforderung

Kleiner Recycling wünschte die automatisierte Ablage verschiedener Dokumententypen in ELO. Belegarten bei Kleiner Recycling sind Wiegescheine, Ausgangsrechnungen, Ausgangslieferscheine, Eingangsrechnungen und Eingangslieferscheine. Von den täglich erzeugten 500 Seiten Dokumente nehmen einen großen Teil die Wiegescheine ein, von denen es wiederum fünf Arten gibt: Sammeltour Hecklader – Barzahler – Ausgänge – Anlieferer – Containerdienst.
Die größte Herausforderung lag darin, für das extrem dünne, blaue Papier, das für die Lieferscheine/Wiegescheine als Durchschlagpapier genutzt wurde, einen passenden Hochleistungsscanner zu finden!

Umsetzung

In der Warenwirtschaft TRAS legen die Mitarbeiter die Aufträge an und drucken einen Wiegeschein inklusive Barcode Belegnummer ganz klassisch auf einem Nadeldrucker mit Durchschlagpapier aus. Der blaue Durchschlag wird – nach Aufbringen handschriftlichen Notizen oder Unterschriften – mit eben der aufgedruckten Barcode Belegnummer mit einem speziellen Scanner eingescannt und in den automatischen Belegarchivierungsprozess gegeben.
Über einen individuell programmierten ODBC-Zugriff auf die Datenbank kann ELO aus dem Barcode eine Verknüpfung zum Datensatz herstellen und alle gewünschten Informationen in die Verschlagwortungsmaske übernehmen und letztendlich archivieren.

Nutzen

Durch die Integration der vorhandenen Prozesse in Verbindung mit den Wiegescheinen (Durchschlagpapier) hat der Kunde seine bisherige Investition schützen können. Und dies bei gleichzeitiger Nutzung aller Vorteile einer modernen DMS Struktur.

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