Logo-LSB.eXe GmbH cobra Dubletten ELO E-Mail-Management

Landesportbund NRW

Geschrieben von exe-elo am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, CRM Anbindung, Datenimport, E-Mail Management, Recherche/Volltext

 

Vorstellung

Name: Landesportbund NRW
Branche: Verband
Standort: Duisburg
Mitarbeiter: 280
Kunde seit: Oktober 2009
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsysteme

  • CRM Anbindung cobra

  • Datenimport

  • E-Mail Management

  • Recherche/Volltext

 

Anforderung

Die Organisation des LSB-NRW ist innerhalb von drei Geschäftsbereichen in zehn Referate aufgeteilt. Hierin arbeiten 200 Mitarbeiter im LSB-Stammhaus in Duisburg, 50 in der Sportschule Hachen und weitere 30 Mitarbeiter in der Sportschule Hinsbeck. Die Referate arbeiten zum Teil zusammen, bestimmte Strukturen sind jedoch streng voneinander getrennt. Bei der Planung musste berücksichtigt werden, dass die Lotus E-Mailarchivierung unter Geheimhaltung der E-Mail-Postfächer des Vorstandes eingerichtet wird. Zudem werden jedes Jahr ca. 20.000 (Mitglieder-)Erhebungsbögen der Sportstätten ausgefüllt, die nun automatisiert in ELO abgelegt werden sollten. Weiterhin war zu berücksichtigen, dass die Daten aus der Vereinsverwaltungsdatenbank mit in die cobra einfließen mussten.

Umsetzung

Zu Beginn des Projekts in 2009 haben wir zunächst für den elektronischen Nachrichtenversand auf die clientbasierte E-Mailarchivierung von Lotus Notes zurückgreifen wollen und mittels einer Sonderprogrammierung die erhöhten Anforderungen der Vorstände an die Sicherheitsaspekte gelöst. Im weiteren Verlauf des Projektes hat der LSB festgestellt, dass der Aufwand für die Einbindung aller Notes-Nutzer sehr aufwändig und damit teuer sowie weiterhin mit erheblichen Lizenzkosten verbunden ist. Aus diesem Grund wurden vom ursprünglichen Plan Abstand genommen, Ende 2010 ein Exchange Server installiert und Anfang 2011 die Outlook Clients ausgerollt.
Die automatisierte Ablage der ca. 20.000 Erhebungsbögen im Jahr wurde über das Cold Modul von ELO gelöst.

Nutzen

Kosteneinsparung:
Durch den Dubletten-Check in ELO sowie die Eliminierung von redundanten Speichern wurden die typischen “Speicherfresser” ausgemerzt. Zudem spart der LSB im Jahr ca. 100 Papierordner und zusätzlichen Ablageplatz.
Zeitersparnis:
Die zusätzlich neu durch die eXe zur Verfügung gestellte Suchfunktion in Anhängen bietet den Anwendern einen weiteren Mehrwert. Und auch hier: Der automatisierte Import der Erhebungsbögen in ELO vereinfacht die spätere Suche mit der den Mitarbeitern bekannten Suchfunktion sowie die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance) und verbessert die Kundenbetreuung.

“Ich finde die Zusammenarbeit super! Man fühlt sich bei der eXe nicht vergessen!”
Herr Hopp, Sachgebietsleiter Referat IT Bestandserhebung Landessportbund NRW betont hierbei insbesondere die unaufgeforderten Zwischenmeldungen.

 

Projektbewertung

Projektaufnahme Analyse Workshop: 6 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:5 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:5 Sterne

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