Logo-Medtronic.exe GmbH ELO digitale Personalakte Workflow

Medtronic GmbH

Geschrieben von exe-elo am in Aktenverwaltung, Compliance, Personalmanagement, Qualitätsmanagement, Recherche/Volltext, Workflow

 

Medtronic GmbH

Vorstellung

Name: Medtronic GmbH
Branche:Medizintechnik
Standort: Meerbusch
Mitarbeiter: 800
Kunde seit: Februar 2011
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Compliance

  • Personalmanagement

  • Qualitätssicherung / -management

  • Recherche / Volltext

  • Workflow

 

Anforderung

Die Medtronic beschäftigt rund 800 Mitarbeiter, deren Personalakten in Papier vorgelegen haben. Diese galt es, komplett digital im Archiv abzubilden. Als Unternehmen im Gesundheitswesen gilt es dabei mehr als sonst üblich, diverse Vorgaben im Personalmanagement zu berücksichtigen. So wurden als Beispiel für die Besonderheiten erfragt, ob Dokumente im Standard s/w eingescannt, aber auch – wenn erforderlich – farbig eingescannte Dokumente eingelesen werden können, um dann archiviert zu werden.
Zudem waren besondere Kontrollmechanismen in der neu anzulegenden digitalen Personalakte ausreichend zu berücksichtigen.
Anforderungen, die vor allem dem Projektverantwortlichen am Herzen lagen, waren zum einen die Verkürzung der Suchzeiten und – dem international agierenden Unternehmen Rechnung getragen – zum anderen der zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf die Personalakten.

Umsetzung

Für die Lösung der Anforderungen hat sich das Unternehmen für das ELO Archiv entschieden und zwei Archivzweige „Personal Aktiv“ und „Personal ausgeschieden“ aufgebaut. Damit sich die Anwender schnell in ELO zurechtfinden, wurde die Struktur des Windows Explorer-Baum als Vorlage genommen. Eine vordefinierte Verschlagwortungsmaske mit schreibgeschützten Auswahlfeldern rundet die einfache Nutzung für die Personalsachbearbeiter ab.

Nutzen

Unter Einhaltung einer Vielzahl von Kontrollmechanismen und Besonderheiten dieser Branche, hat Medtronic nun eine zeit- und vor allem auch platzsparende Lösung geschaffen.
So wurden 2012 in einem 30 qm großen Raum die Ordnerschränke geleert, in dem die Papierdokumente digitalisiert wurden. Die Schränke werden im letzten Schritt verkauft und der Erlös an eine gemeinnützige Einrichtung gespendet. Der Raum wird heute als Meetingraum für die Personalabteilung genutzt!

 

Medtronic Andreas Voigt HR Specialist„Die Flexibilität der Software – im Vergleich zum Wettbewerb – in Kombination mit dem Know How des ELO Business Partner exe GmbH hat den Projekterfolg erzielt.“
Medtronic GmbH Andreas Voigt (HR Specialist)

 

Projektbewertung

Projektaufnahme:5 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:6 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:5 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:5 Sterne

Tags:,