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NEUFRA Speditions-Gesellschaft mbH

Geschrieben von adminsite am in Aktenverwaltung, Compliance, Outputmanagement, Prozessmanagement, Recherche/Volltext, Wissensmanagement

 

W.I.R Wirtschafts- und Industrie Reserve GmbH

Vorstellung

Name:NEUFRA Speditions-Gesellschaft mbH
Branche: Logistik, Transport, Dienstleistungen
Standort: Neuss
Kunde seit: April 2011
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Compliance

  • Outputmanagement

  • Prozessunterstützung

  • Recherche/Volltext

  • Wissensmanagement

 

Anforderung

Die wichtigste Anforderung, die es galt umzusetzen, war die Tatsache, dass die Neufra keine eingehenden Fremdbelege akzeptierte und hierfür eine Lösung benötigte. Bisher wurden alle Eingangsbelege dezentral produziert und als Eigenbelege in der Neusser Zentrale in Papierordner abgelegt (mtl. ca. 50.000 Belege á 1-3 Seiten).

Umsetzung

Alle 24 Niederlassungen wurden via FTP an einen gut ausgestatteten ELO Server angebunden. Jetzt werden jede Nacht die digitalen Belegdaten aus den Niederlassungen in ein spezielles Verzeichnis auf den ELO Server übertragen und automatisiert in ELO revisionssicher archiviert.

Nutzen

22 Mitarbeiter in der zentralen Buchhaltung bleibt nach Umsetzung des Projekts die langwierige Ablage der Belege erspart. Zudem ist das “Finden” der Belege erheblich beschleunigt worden. Der schnell “gefundene” Beleg kann mit wenigen Mausklicks dem Kunden oder Lieferanten per eMail oder Fax übermittelt werden. Es werden zu dem keine Archivflächen mehr für die Papierbelege benötigt (bisher 166 Ordner pro Monat! 2.000 Ordner pro Jahr!).

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