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P&P Gruppe Bayern GmbH

Geschrieben von adminsite am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Compliance, Qualitätsmanagement, Workflow

 

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Vorstellung

Name:P&P Gruppe Bayern GmbH
Branche: Baugewerbe & Immobilien Dienstleistungen Vermietung & Verpachtung
Standort: Fürth
Mitarbeiter: 120
Kunde seit: November 2009
ELO-Lizenz:
ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsysteme

  • Compliance

  • Qualitätsmanagement

  • Recherche/Volltext

  • Workflow

 

Anforderung

Die von P&P definierte Anforderung bestand darin, mehrere Archive zusammen in ein Archiv zu fassen, um so eine Vereinheitlichung der bisher unterschiedlichen Ablagestrukturen zu gewährleisten. Hinzu kam die Anforderung eine einzige Verschlagwortungsmaske über das gesamte System hinweg zur Verfügung zu stellen. Bisher wurden die Ordner und Unterordner zu einem BauObjekt immer manuell angelegt, was dazu führte, dass etliche Ordner leer waren.
Eine weitere Herausforderung war die Tatsache, dass in den verschiedenen Archiven die Dokumente nicht für eine Volltextrecherche bereit lagen, so dass sich das Suchen und Finden in mehreren Archiven und die fehlenden Funktion über die Maßen zeit- und arbeitsaufwendig gestaltete.

Umsetzung

Die vorhandenen Systeme wurden zu einem großen ELO Archiv zusammengeführt, die Ablagestrukturen konsolidiert und eine einheitliche Verschlagwortungsmaske entwickelt.
Die Dokumentenablage durch die Mitarbeiter wird durch feste Regeln und Vorgaben so strukturiert, dass Kontrollinstanzen nicht mehr notwendig sind. Die zu Grunde liegenden Datenbankstrukturen und Programme veranlassen, dass automatisch Ordner und Unterordner erstellt werden, jedoch erst, wenn die entsprechenden Felder der Maske ausgefüllt wurden.
cobra CRM, das hier als Adress Datenbank für Mieter, Käufer und Nachunternehmer eingesetzt wird, ist integriert mit der Objekt Datenbank für Objekt- und Baudaten, das System für die Bauvorhaben. Dieser Abgleich unterschiedlicher, erforderlicher Datenbanken in Kombination mit dem Archiv ergibt das MODUS Consult GmbH BOM (BauObjektManagement).

Nutzen

Die Konsolidierung zu einem Archiv und der Einsatz einer OCR Lösung für die Volltextrecherche hat zum Einen eine hohe Zeitersparnis für alle Anwender gebracht. Zum Anderen ermöglicht die Ablage in einer einheitlichen Ablagestruktur die bisher – nicht immer möglichen – eindeutigen Treffer.

„Mit der cobra Installation durch die MODUS Consult GmbH wird der komplette Vorgang zu unseren Bauvorhaben abgebildet. Vom Kauf über den Umbau bis hin zur Abrechnung und zum Mangelmanagement.“
Matthias Franke, Kaufmännischer Leiter

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