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V.E.U. GmbH & Co.KG

Geschrieben von Birgit Krueger am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Archivierung, Belegerfassung, Compliance, Qualitätsmanagement, Recherche/Volltext, Wissensmanagement

 

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Vorstellung

Name: V.E.U. GmbH & Co.KG
Branche: Dienstleistung, Unternehmernetzwerk
Standort: Düsseldorf
Mitarbeiter: k.A.
Kunde seit: April 2010
ELO-Lizenz: ELOOffice

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Archivierung

  • Qualitätsmanagement /-optimierung

  • Wissensmanagement

 

Anforderung

2010 benannte Herr Honsbein für die Verwaltung seiner Kunden Datensätze umfangreiche Anforderungen an ein DMS/Archiv. So sollte jede Dokumenten- und Belegart – sei es also elektronische Post oder gelbe Post (Papier), Scanbelege und auch Dokumente, die in Excel, Word und Powerpoint u.ä. „produziert“ werden – strukturiert und zentralisiert abgelegt werden.
Die Anbindung der vorhandenen ERP-Anwendung Oktopus an das ELO DMS – insbesondere deren Ausgangsbelege – wurde als weitere wichtige Anforderung beschrieben.

Neben der kurzfristig elektronischen Verfügbarkeit aller Daten eines Kunden, die ebenfalls gefordert wurde, galt es vor allem auch durch den Einsatz des Archiv sehr kurze Suchzeiten realisieren zu können. Was zum damaligen Zeitpunkt definitiv ein unlösbares Problem war, wurde doch bis dahin im Filesystem Kundenbezogen archiviert (sozusagen die digitale Kundenakte 1.0).

Umsetzung

Die zu diesem Zeitpunkt im Einsatz befindliche Software aller Anbieter wurde bei einem HW Dienstleister gehostet. Aus diesem Grund wurde auch die Grundinstallation der ELO Software bei diesem Dienstleister – durch diesen selber – vorgenommen.
Nach Konfiguration der erforderlichen Einstellungsparamater durch die Spezialisten der exe wurde eine 2-tägige Schulung zum Kennenlernen der Grundfunktionen von ELOoffice für die Anwender ausgerichtet.

Nutzen

Den Nutzen benennt Herr Honsbein für sein Unternehmen definitiv in der viel schnelleren Auffindbarkeit von häufig selten genutzten Dokumenten. Aber auch in Bezug auf die ihm obliegende Nachweispflicht gegenüber den Betriebsprüfern sieht er einen großen Mehrwert. Für die immer wiederkehrenden Besuche der Prüfer fühlt er sich seit Einsatz des ELO DMS gut gerüstet.

 

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